Comment mettre des bulles d’explication dans des cellules qui s’affichent au passage de la souris

Cas concret

Vous devez envoyer un tableau à remplir à plusieurs personnes. Pour les aider dans cette tâche, vous souhaitez que lorsque l’on sélectionne une cellule, une « bulle d’information » s’affiche avec un complément d’information ou un mode opératoire comme dans l’exemple ci-dessous :

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Mode opératoire

1) Sélectionner une ou plusieurs cellules dans lesquelles vous souhaitez voir apparaître une bulle d’information.

2) Aller dans l’onglet « Données ».

3) Cliquer sur le bouton « Validation des données ».

4) dans la fenêtre qui s’ouvre, aller dans l’onglet « Message de saisie » et renseigner un titre ainsi qu’un message. Ce sont ces éléments qui apparaîtront dans la bulle lorsque l’on cliquera dans la ou les cellules (le titre sera en gras).

5) Après avoir vérifié que la case « Quand la cellule est sélectionnée » est bien cochée, cliquer sur le bouton OK.

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Comment faire lorsqu’une fonction ne marche pas automatiquement

Cas concret

J’ai entré une fonction dans ma première cellule et lorsque je souhaite l’appliquer à toutes les cellules du dessous (en tirant la fonction ou en faisant un copier/coller), la formule apparaît bien dans les cellules mais le résultat n’est pas celui attendu. Il correspond au résultat de la première cellule (par exemple, dans l’illustration ci-dessous, la cellule C5 indique bien la formule =A5+B5 mais le résultat n’est pas bon et correspond à celui de la cellule C2).

Mode opératoire

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Le problème provient sûrement d’une fausse manipulation où l’option de calcul est passé de « automatique » à « manuel ». Pour revenir en mode automatique, il suffit :
1) D’aller dans l’onglet « Formules »

2) D’appuyer sur la flèche sous « option de calcul » pour en ouvrir le menu déroulant.

3) De sélectionner « automatique ».

Comment changer le format d’un nombre

Cas concret

Je souhaite transformer 12 500 € en 12,5 K€ et appliquer ce changement automatiquement à tous les nombres d’une colonne.

Mode opératoire

1) Sélectionner la colonne dont on veut modifier le format des nombres.

2) Dans l’onglet « Accueil » ouvrir le menu « Nombre » ou alors faire un clic droit sur la sélection et sélectionner « Format de cellule ».

3) Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, aller dans l’onglet « Nombre » et sélectionner « Personnalisée » dans la liste de catégories.

4) Dans le champ « type », sélectionner la formule qui vous convient parmi celles proposées en dessous (le champs « Exemple » se met à jour automatiquement pour vous permettre de voir le résultat de chaque formule). Si aucune des formules prédéfinies ne vous convient, vous pouvez écrire vous-même une formule. Dans notre exemple, pour obtenir 12,5 K€ au lieu de 12 500 €, la formule à indiquer est la suivante : # ##0,0 " K€"
5) Appuyer sur « OK ».

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Trucs et astuces
Voici quelques illustrations de l’utilisation des différentes formules. Les valeurs entre guillemets correspondent à du texte et peuvent être personnalisées à l’infini…

Comment remplacer automatiquement tous les points en virgule

Cas concret

Dans Excel, je souhaite additionner tous les montants d’une colonne provenant d’un fichier autre que Excel. Malheureusement, tous les chiffres de ce fichier contiennent un « . » à la place d’une « , » avant les décimales. Excel ne les considère pas comme des chiffres et ne peut donc pas les additionner. Comment remplacer tous les « . » par des « , » en 2 clics de souris ?

Mode opératoire

1) Sélectionner la colonne où les chiffres contiennent un « . ».

2) Utiliser le raccourci clavier « Ctrl » + « F » et aller dans l’onglet « Remplacer ».

3) Remplir les deux champs :

•  Rechercher : .

•  Remplacer par : ,

4) Appuyer sur « Remplacer tout ».

Trucs et astuces
Ce raccourci clavier est très utile pour gagner du temps sur Excel. Voici un deuxième exemple d’utilisation possible :
Dans une base de données provenant d’un autre logiciel que Excel, vous vous rendez compte que tous les montants sont directement suivis d’un « € » sans espace (ex. 13€).
Dans ce cas, Excel considère ces cellules comme du texte où il n’est pas possible d’isoler le nombre et la devise, même en changeant le format de la cellule (format « nombre » ou « monétaire »).
Le plus simple et le plus rapide est donc d’utiliser l’astuce du raccourci clavier « Ctrl » + « F » et indiquer :

•  Rechercher : €

•  Remplacer par :  €      (← mettre un espace avant le €)

Soit :

•  Rechercher : €

•  Remplacer par :     (← ne rien mettre dans le champ)

Dans le premier cas, 13€ deviendra automatiquement 13 €, l’espace permettant à Excel de distinguer le nombre de la devise. Il est alors possible d’additionner les montants.

Dans le deuxième cas, 13€ deviendra automatiquement 13. Il est alors possible d’additionner les montants.

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