Comment conserver la mise en forme d’un tableau lors d’un copier/coller

Cas concret

Vous venez de faire un tableau avec une mise en forme particulière (couleur, taille des colonnes, police...) et vous souhaitez le copier/coller dans un autre fichier. Vous vous rendez-compte que certains éléments de la mise en forme, notamment la taille des colonnes n’a pas été conservée. Voici comment procéder.

Mode opératoire

1) Sélectionner votre tableau et copier le.

2) Dans l’onglet « Accueil », ouvrir le menu déroulant sous le mot « Coller » et sélectionner la 6ème icône « conserver les largeurs de colonnes sources ».

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Comment figer des volets

Cas concret

Lorsqu’un tableau est très grand, il peut être utile de figer la ligne d’en-tête de ses colonnes. De cette manière, lorsque vous ferez défiler les lignes de votre tableau, vous aurez toujours à l’écran les en-têtes de colonnes.

Mode opératoire

1) Sélectionner la ligne située juste en dessous de celle que l’on souhaite figer.

2) Aller dans l’onglet « Affichage », appuyer sur le bouton « Figer les volets » et sélectionner « Figer les volets ».
Il est également possible de figer une colonne en suivant le même procédé. Pour ne plus figer les volets, aller dans l’onglet « Affichage », appuyer sur le bouton « Figer les volets » et sélectionner « Libérer les volets ».

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Trucs et astuces

Il est également possible de figer en même temps une colonne + une ligne ? Pour cela il suffit de se mettre dans la cellule située au croisement entre la colonne et la ligne que l’on souhaite figer et aller dans l’onglet « Affichage », appuyer sur le bouton « Figer les volets » et sélectionner « Figer les volets ».

Dans l’exemple ci-dessous on souhaite figer en même temps la colonne A et la ligne 2 (en-tête des colonnes).

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Comment modifier plusieurs onglets simultanément

Mode opératoire

1) Sélectionner tous les onglets que vous souhaitez modifier simultanément (pour faire une sélection multiple, maintenir la touche Ctrl enfoncée lorsque vous sélectionnez les onglets avec la souris). A partir du moment où plusieurs onglets sont sélectionnés, toutes les modifications que vous allez faire sur l’onglet visible à l’écran se répercuteront sur tous les autres onglets sélectionnés (ex. ajout de colonnes ou de lignes, ajout de texte, coloration de certaines cellules, etc.).

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Trucs et astuces

Cette astuce est très utile si vous souhaitez mettre en forme des tableaux identiques d’un onglet à un autre. Il suffit de mettre en forme uniquement l’onglet qui est visible à votre écran et tous les autres dupliqueront automatiquement la mise en forme tant qu’ils seront sélectionnés.

Comment modifier la couleur d’un onglet

Mode opératoire

1) Faire un clic droit avec la souris sur l’onglet en question.

2) Dans le menu qui s’affiche, sélectionner le bouton « couleur d’onglet » et choisir une couleur.

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Comment enlever le quadrillage automatique d’une feuille Excel

Mode opératoire

1) Aller dans l’onglet « Mise en page ».

2) Dans la rubrique « Option de la feuille de calcul » et découcher la case « afficher » en dessous de « Quadrillage ».

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Identifier les cellules fusionnées dans un tableau

Cas concret

Lorsque l’on a un fichier de plusieurs milliers de lignes, il peut être très fastidieux de retrouver les cellules fusionnées. Voici un mode opératoire qui permet de les identifier automatiquement.

Mode opératoire

1) Sélectionner entièrement le tableau.

2) Aller dans l’onglet « Accueil » et appuyer sur le bouton « Rechercher et sélectionner » ou utiliser le raccourcis clavier Ctrl + R. Dans la fenêtre qui s’ouvre appuyer sur le bouton « option ».

3) 4) Dans les nouveaux menus qui s’affichent, cliquer sur « Format ».

5) Dans la fenêtre qui s’ouvre, aller dans l’onglet « Alignement » et cocher la case « fusionner les cellules ». Appuyer sur OK et ensuite sur « Rechercher tout » La liste de toutes les cellules fusionnées du tableau apparaît dans une nouvelle fenêtre.

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Comment verrouiller certaines cellules d’un tableau

Cas concret

Vous souhaitez faire remplir un tableur par vos collaborateurs mais vous souhaitez que certaines cellules ne puissent pas être modifiées. Pour cela, il vous suffit de verrouiller votre fichier à l’aide d’un mot de passe.

Mode opératoire

1) Sélectionner l’ensemble des cellules du tableau qui ne doivent pas être verrouillées.

2) Faire un clic droit avec la souris dans cette sélection et ouvrir le menu « Format de cellule ».

3) Dans la fenêtre qui s’ouvre, allez dans l’onglet « Protection » et décocher la case « Verrouillée » puis appuyer sur OK.

4) Une fois l’ensemble des cellules souhaitées déverrouillées, aller dans l’onglet « Révision » puis (5) appuyer sur le bouton « Protéger la feuille ».
6) Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquer un mot de passe qui vous permettra ensuite de déverrouiller le tableau (mot de passe facultatif).
7) Toujours dans cette même fenêtre, sélectionner les cases qui vous intéresse (par défaut les deux premières sont toujours cochées). Par exemple, si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent faire des filtres ou des tris dans le tableau, vous devez cocher les cases autorisant les filtres et les tris. Une fois les cases cochées, appuyez sur OK et confirmez le mot de passe si vous en avez mis un.

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Trucs et astuces
Vous pouvez verrouiller un tableau mais laisser accessible certaines cellules avec liste déroulante par exemple. Il suffit de suivre le même mode opératoire que celui indiqué ci-dessus.

Comment mettre des bulles d’explication dans des cellules qui s’affichent au passage de la souris

Cas concret

Vous devez envoyer un tableau à remplir à plusieurs personnes. Pour les aider dans cette tâche, vous souhaitez que lorsque l’on sélectionne une cellule, une « bulle d’information » s’affiche avec un complément d’information ou un mode opératoire comme dans l’exemple ci-dessous :

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Mode opératoire

1) Sélectionner une ou plusieurs cellules dans lesquelles vous souhaitez voir apparaître une bulle d’information.

2) Aller dans l’onglet « Données ».

3) Cliquer sur le bouton « Validation des données ».

4) dans la fenêtre qui s’ouvre, aller dans l’onglet « Message de saisie » et renseigner un titre ainsi qu’un message. Ce sont ces éléments qui apparaîtront dans la bulle lorsque l’on cliquera dans la ou les cellules (le titre sera en gras).

5) Après avoir vérifié que la case « Quand la cellule est sélectionnée » est bien cochée, cliquer sur le bouton OK.

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Comment grouper des colonnes / lignes

Cas concret

Mon tableau Excel contient de nombreuses lignes dont certaines sont des totaux de cellules situées au-dessus. Pour plus de lisibilité, j’ai joué avec la mise en forme (couleur, gras...) mais je souhaite également renforcer cette « arborescence » en regroupant certaines lignes entre elles.

Mode opératoire

1) Sélectionner l’ensemble des lignes que l’on souhaite grouper.

2) Dans la barre de menu, aller dans l’onglet « Données » et sélectionner « Grouper ».

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3) Il est possible de masquer les lignes groupées en appuyant sur le « - » situé à gauche des lignes ou sur le petit « 1 » placé en haut du tableur. En cliquant sur le petit « 1 », seules les lignes de niveau 1 (ici, les totaux) vont apparaître.

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Selon la même logique, il est possible d’afficher les lignes masquées en appuyant sur le « + » ou le petit « 2 » (lignes de niveau 2).

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Le mode opératoire est exactement le même pour grouper des colonnes.

Trucs et astuces

Il est possible de créer une multitude de « niveaux » (groupe, sous-groupe, sous-sous-groupe...).

Cela peut être utile par exemple si on souhaite présenter des données consolidées et macro selon une arborescence France, Régions, Départements, Communes tout en ayant la possibilité d’afficher simplement et rapidement les détails par Région, Département ou Commune en cliquant sur le « + » en face de la ligne correspondante.

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Comment afficher des colonnes / lignes masquées

Cas concret

Pour plus de visibilité, j’ai masqué les colonnes de mon tableau Excel que je n’utilise pas actuellement. Aujourd’hui, je souhaite les afficher de nouveau.

Mode opératoire

1) Sélectionner les deux colonnes situées juste avant et après la ou les colonnes masquées que l’on souhaite afficher de nouveau (dans l’illustration ci-dessous, la colonne masquée est la colonne C, il faut donc sélectionner les colonnes B et D).

2) Faire un clic droit dans la sélection et appuyer sur « Afficher » Le mode opératoire est exactement le même pour afficher des lignes masquées.

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Comment masquer des colonnes / lignes

Cas concret

Le tableau que j’enrichis et mets à jour régulièrement sur Excel devient trop grand et peu lisible. Je souhaite en masquer certaines, sans pour autant les supprimer définitivement du tableau.

Mode opératoire

1) Sélectionner la ou les colonnes que l’on souhaite masquer (pour sélectionner plusieurs colonnes en même temps, il suffit de maintenir la touche « Ctrl » appuyée pendant que vous sélectionnez l’ensemble des colonnes souhaitées).

2) Faire un clic droit dans la sélection et appuyer sur « Masquer ».
Le mode opératoire est exactement le même pour masquer des lignes.

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Comment changer le format d’un nombre

Cas concret

Je souhaite transformer 12 500 € en 12,5 K€ et appliquer ce changement automatiquement à tous les nombres d’une colonne.

Mode opératoire

1) Sélectionner la colonne dont on veut modifier le format des nombres.

2) Dans l’onglet « Accueil » ouvrir le menu « Nombre » ou alors faire un clic droit sur la sélection et sélectionner « Format de cellule ».

3) Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, aller dans l’onglet « Nombre » et sélectionner « Personnalisée » dans la liste de catégories.

4) Dans le champ « type », sélectionner la formule qui vous convient parmi celles proposées en dessous (le champs « Exemple » se met à jour automatiquement pour vous permettre de voir le résultat de chaque formule). Si aucune des formules prédéfinies ne vous convient, vous pouvez écrire vous-même une formule. Dans notre exemple, pour obtenir 12,5 K€ au lieu de 12 500 €, la formule à indiquer est la suivante : # ##0,0 " K€"
5) Appuyer sur « OK ».

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Trucs et astuces
Voici quelques illustrations de l’utilisation des différentes formules. Les valeurs entre guillemets correspondent à du texte et peuvent être personnalisées à l’infini…

Optimiser automatiquement la hauteur des lignes en fonction du texte

Cas concret

Je souhaite que la hauteur de mes lignes s’ajuste automatiquement en fonction de la quantité de texte présent dans les cellules.

Mode opératoire

1) Sélectionner les lignes dont on souhaite modifier la hauteur.

2) Faire un clic droit, en sélectionner « Format de cellules ».

3) Dans l’onglet « Alignement », s’assurer que la case « Renvoyer à la ligne automatiquement » est bien sélectionnée.

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Comment égaliser la taille des colonnes ou des lignes

Mode opératoire
1) Sélectionner les colonnes dont on souhaite modifier la taille. Ces colonnes peuvent être côte à côte ou éloignées. Si c’est le cas, pour faire une multi-sélection, maintenir la touche « Ctrl » appuyée pendant que vous sélectionnez l’ensemble des colonnes souhaitées.

2) Dans l’onglet « Accueil », rubrique « Cellule », ouvrir le menu déroulant « Format » et cliquer sur « Ajuster la largeur de colonne ». Si vous souhaitez déterminer manuellement la taille des colonnes, cliquez sur « Largeur de colonne... » et indiquer un chiffre.

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Trucs et astuces
Pour aller plus vite, vous pouvez :
1)  Sélectionner les colonnes.

2) Placer le curseur de votre souris sur le bord de l’une des colonnes sélectionnées et le déplacer à droite ou à gauche en fonction de la taille voulue. La modification de taille s’appliquera sur l’ensemble des colonnes sélectionnées.

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Comment reproduire automatiquement la mise en forme d’une cellule : l’utilisation du pinceau

Cas concret

Je viens de passer plusieurs minutes à mettre en forme mon tableau (police, taille, couleur...) et je me rends compte que je dois encore ajouter de nouvelles lignes. En quelques clics, comment reproduire ma mise en forme sur les nouvelles lignes du tableau ?

Mode opératoire

1) Sélectionner la cellule pour laquelle on veut reproduire la mise en forme.

2) Cliquer sur le pinceau en haut à gauche de l’onglet « accueil »

3) Sélectionner la ou les cellules sur lesquelles on souhaite mettre la mise en forme (la sélection peut être verticale, horizontale ou les deux).

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Trucs et astuces

Si vous souhaitez appliquer une mise en forme existante sur des cellules éloignées les unes des autres (par exemple sur des onglets différents), vous pouvez faire un double-clic gauche sur le bouton pinceau pour le maintenir activé le temps de sélectionner l’ensemble des cellules à mettre en forme. Pour désactiver le pinceau, il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton.